Анализ СМК со стороны руководства

Проект: ДП-09-03 «Анализ со стороны руководства»

[Логотип/Шапка ООО «АйТек»]

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

ДП-09-03 «Анализ со стороны руководства»

1. НАЗНАЧЕНИЕ

1.1. Настоящая документированная процедура устанавливает порядок планирования, подготовки, проведения и документирования анализа Системы менеджмента качества (далее – СМК) со стороны руководства ООО «АйТек» (далее – Компания).

1.2. Цель процедуры — обеспечение постоянной пригодности, адекватности и результативности СМК, её соответствия стратегическому направлению Компании, а также принятие решений по улучшению .

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2.1. Процедура распространяется на все процессы и структурные подразделения, входящие в область применения СМК (согласно РК-01, раздел 1.2).

2.2. Требования процедуры обязательны для:

• Генерального директора (председатель анализа);
• Главного специалиста СМК по стандартизации и сертификации (организатор, координатор, составитель отчёта);
• Руководителей подразделений (владельцев процессов) (предоставление входных данных, выполнение решений).

3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

3.1. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015), раздел 9.3 . 3.2. ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Основные положения и словарь». 3.3. РК-01 «Руководство по качеству», раздел 9.3. 3.4. ДП-04-01 «Управление контекстом организации и заинтересованными сторонами» (интегрировано в РК). 3.5. ДП-06-01 «Управление рисками и возможностями». 3.6. ДП-07-04 «Управление документацией и записями». 3.7. ДП-08-02 «Управление несоответствующей продукцией». 3.8. ДП-09-02 «Внутренний аудит СМК» (КП УП-03). 3.9. ДП-10-01 «Корректирующие действия».

4. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Сокращения:

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.1. Общая схема процесса (цикл PDCA)

ПЛАНИРОВАНИЕ → ПОДГОТОВКА ВХОДНЫХ ДАННЫХ → ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ → ОФОРМЛЕНИЕ ВЫХОДНЫХ ДАННЫХ → КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ → ВХОД В СЛЕДУЮЩИЙ ЦИКЛ

6.2. Периодичность и планирование

6.2.1. Анализ со стороны руководства проводится не реже одного раза в календарный год . Допускается проведение внеочередного анализа при существенных изменениях (реорганизация, смена стратегии, серьёзные проблемы с качеством).

6.2.2. Гл. спец. СМК ежегодно, не позднее 15 ноября, направляет Генеральному директору предложение о дате проведения АСР (рекомендуемый период: январь-февраль следующего года) и проект повестки.

6.2.3. После утверждения даты Гл. спец. СМК разрабатывает «План подготовки и проведения АСР» (Приложение 1), в котором указываются:

• сроки предоставления входных данных ответственными лицами;
• перечень запрашиваемых данных;
• ответственные за подготовку разделов сводного отчёта.

6.3. Входные данные для анализа (подготовка)

6.3.1. Гл. спец. СМК не позднее чем за 20 рабочих дней до даты АСР направляет руководителям подразделений запрос на предоставление информации согласно «Перечню входных данных для АСР» (Приложение 2).

6.3.2. Руководители подразделений обязаны предоставить запрошенные данные в электронном виде в срок, установленный планом. Данные должны быть:

• достоверными (основанными на документальных записях);
• актуальными (за отчётный период);
• измеримыми (содержать цифры, проценты, тенденции).

6.3.3. Гл. спец. СМК обобщает и анализирует поступившую информацию, готовит проект «Сводного отчёта о функционировании СМК» (Приложение 3), который включает следующие разделы :

6.3.4. Проект отчёта и все подтверждающие документы рассылаются участникам не позднее чем за 5 рабочих дней до даты АСР для предварительного ознакомления .

6.4. Проведение анализа (заседание)

6.4.1. Анализ проводится в форме совещания под председательством Генерального директора . Состав участников: Гл. спец. СМК, руководители ключевых подразделений (производство, ОТК, снабжение, сервис, склад, техотдел, лаборатория, персонал). При необходимости приглашаются иные сотрудники.

6.4.2. Повестка заседания:

1. Вступительное слово Генерального директора (цели анализа).
2. Доклад Гл. спец. СМК по основным разделам сводного отчёта.
3. Обсуждение проблемных вопросов, «узких мест», значительных рисков.
4. Рассмотрение предложений по улучшению.
5. Выработка и согласование решений.
6. Формулировка и утверждение выходных данных.

6.4.3. В ходе обсуждения оцениваются :

• пригодность Политики и целей в области качества;
• достаточность ресурсов;
• результативность процессов и СМК в целом;
• необходимость изменений в СМК.

6.4.4. Гл. спец. СМК ведёт протокол заседания, фиксируя все принятые решения, назначенных ответственных и сроки .

6.5. Выходные данные (решения и действия)

6.5.1. По итогам анализа оформляется «Отчёт об анализе СМК со стороны руководства» (Приложение 4), который утверждается Генеральным директором в течение 5 рабочих дней после заседания.

6.5.2. Отчёт обязательно содержит следующие выходные данные (решения и действия) :

6.5.3. Решения, принятые на АСР, вносятся в «План мероприятий по итогам АСР» (Приложение 5) с указанием:

• конкретного действия;
• ответственного исполнителя;
• срока выполнения;
• ожидаемого результата.

6.6. Контроль выполнения и анализ результативности

6.6.1. Гл. спец. СМК ведёт мониторинг выполнения Плана мероприятий, регулярно (не реже 1 раза в квартал) запрашивая информацию у ответственных.

6.6.2. При завершении мероприятия ответственный предоставляет подтверждение выполнения (копии документов, отчёты, фото и т.п.).

6.6.3. Оценка результативности выполненных мероприятий проводится Гл. спец. СМК совместно с ответственными и докладывается на следующем АСР .

6.6.4. Информация о статусе выполнения решений предыдущего АСР является обязательным входным данным для следующего анализа .

7. ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ЗАПИСИ)

Управление документами и записями – по ДП-07-04.

8. МОНИТОРИНГ И АНАЛИЗ ПРОЦЕССА (МЕТА-АНАЛИЗ)

8.1. Результативность самого процесса АСР оценивается по:

• своевременности проведения анализа (не реже 1 раза в год);
• полноте учёта всех входных данных;
• проценту выполненных решений по итогам предыдущих анализов;
• наличию зафиксированных улучшений СМК.

8.2. Оценка проводится Гл. спец. СМК и докладывается Генеральному директору при необходимости корректировки процедуры.

9. ПРИЛОЖЕНИЯ (ФОРМЫ)

Приложение 1. План подготовки и проведения АСР на 20__ год

УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор __________ / Виноградов К.П. «_» __________ 20 г.

Приложение 2. Перечень входных данных для АСР (справочно, включён в п. 6.3.3)

Приложение 3. Сводный отчёт о функционировании СМК за 20__ год

(Формируется как отдельный документ, содержащий таблицы, графики и аналитические выводы по каждому разделу п. 6.3.3.)

Приложение 4. Отчёт об анализе СМК со стороны руководства № __

Присутствовали: [список]

Рассмотренные вопросы (входные данные):

1. Выполнение решений предыдущего АСР (№ __ от ..20__): [статус]
2. Анализ контекста и заинтересованных сторон: [выводы]
3. Достижение целей в области качества: [анализ]
4. Удовлетворённость потребителей: [анализ]
5. Результативность процессов (KPI): [анализ по ключевым процессам]
6. Соответствие продукции и анализ НП: [данные, тенденции]
7. Результаты внутренних аудитов: [итоги, несоответствия]
8. Статус корректирующих действий: [статус]
9. Управление рисками и возможностями: [анализ реестра РиВ]
10. Анализ работы поставщиков: [оценка]
11. Достаточность ресурсов: [выводы по персоналу, оборудованию, инфраструктуре]
12. Предложения по улучшению: [перечень]

Общая оценка СМК:

• Пригодность: □ соответствует / □ требует корректировки
• Адекватность: □ достаточна / □ требуется развитие
• Результативность: [оценка, напр., 85%]

Принятые решения (выходные данные): см. План мероприятий (Приложение 5).

Гл. спец. СМК: __________ / [ФИО]

Приложение 5. План мероприятий по итогам АСР № __ от «_» __________ 20 г.

Разработал: Главный специалист СМК по стандартизации и сертификации ____________ / [Ваша Фамилия И.О.]

Согласовано: (опционально, если нужна виза) Генеральный директор ____________ / Виноградов К.П.