Карта процесса: Персонал
Документ 1. Карта процесса «Управление персоналом» (КП 2.6)
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Карта процесса
Управление персоналом
КП 2.6 редакция № 1
| УТВЕРЖДАЮ | |||
| Генеральный директор | |||
| ООО «АйТек» | |||
| _________________ Виноградов К.П | |||
| «____»_______________2025 г. | |||
| РАЗРАБОТАНО: | Подпись | Дата | |
| Ведущий менеджер по персоналу Т.А. Архипова | |||
| СОГЛАСОВАНО: | Подпись | Дата | |
| Директор по организационному развитию (при наличии) |
СОДЕРЖАНИЕ
| № раздела/подраздела | Наименование | Лист |
|---|---|---|
| Предисловие | 3 | |
| 1 | Назначение | 3 |
| 2 | Область применения | 3 |
| 3 | Нормативные ссылки | 3 |
| 4 | Определение терминов и принятые сокращения | 3 |
| 5 | Ответственность | 4 |
| 6 | Описание процесса | 4 |
| 6.1 | Цель процесса | 4 |
| 6.2 | Мониторинг и оценка результативности процесса | 4 |
| 6.3 | Входы процесса | 5 |
| 6.4 | Выходы процесса | 5 |
| 6.5 | Ресурсы | 5 |
| 6.6 | Необходимая информация | 5 |
| 6.7 | Блок-схема процесса КП 2.6 | 6 |
| 7 | Записи по качеству | 6 |
| 8 | Управление документом | 7 |
| Приложение 1 Форма отчета о функционировании процесса | 8 | |
| Приложение 2 Форма отчета по мониторингу процесса | 9 | |
| Приложение 3 Форма Лист Мониторинга | 10 |
ПРЕДИСЛОВИЕ
Введен впервые (взамен отсутствует), вводится в действие со дня утверждения. Проверку документа на актуальность не позднее 12 месяцев с даты его утверждения выполняет руководитель структурного подразделения.
1. НАЗНАЧЕНИЕ
Настоящая карта процесса (далее – КП) определяет порядок действий в процессе «Управление персоналом» в ООО «АйТек» (далее – Организация).
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Требования и правила настоящей КП распространяются на все структурные подразделения, участвующие в процессе «Управление персоналом», а также на работников Организации.
3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
- ГОСТ ISO 9000-2015. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;
- ГОСТ Р ISO 9001-2015. Системы менеджмента качества. Требования;
- Трудовой кодекс РФ;
- СТО 03-21 «Управление документами СМК»;
- СТО 08-21 «Подбор, адаптация и обучение персонала».
4. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ И ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
| Сокращение | Расшифровка |
|---|---|
| СМК | Система менеджмента качества |
| КП | Карта процесса |
| У1 | Укомплектованность штата (доля закрытых вакансий) |
| У2 | Текучесть кадров (добровольные увольнения) |
| У3 | Своевременность закрытия вакансий |
| У4 | Выполнение плана обучения персонала |
| У5 | Своевременность оформления кадровых документов |
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Владелец процесса «Управление персоналом» согласно матрице распределения ответственности в СМК ООО «АйТек» – ведущий менеджер по персоналу Т.А. Архипова. Владелец процесса несет ответственность за результативное функционирование процесса, его поддержание, мониторинг, улучшение, контроль исполнения и соблюдение требований настоящей КП, а также за внедрение и актуализацию КП.
Ответственным за сбор и анализ данных является ведущий менеджер по персоналу.
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
6.1. Цель процесса
Целью процесса «Управление персоналом» является обеспечение Организации квалифицированными кадрами, создание условий для их эффективной работы, профессионального развития и поддержание благоприятного климата.
6.2. Мониторинг и оценка результативности процесса
С целью оценки результативности процесса проводится анализ показателей и формирование годового отчета о функционировании процесса «Управление персоналом» (Приложение 1).
У1год = (У1янв + У1февр + …)/12
У2год = (У2янв + У2февр + …)/12
У3год = (У3янв + У3февр + …)/12
У4год = (У4янв + У4февр + …)/12
У5год = (У5янв + У5февр + …)/12
До 15 числа месяца, следующего за отчетным, проводится мониторинг по форме Приложения № 3 и оценка уровня показателей по форме Приложения № 2 с целью принятия своевременных корректирующих мер.
Показатели для мониторинга и оценки результативности процесса:
| № п/п | Обозначение/ наименование | Метод расчета показателя | Нижний уровень | Целевой уровень | Верхний уровень | Место/Форма сбора данных |
| 1 | У1 «Укомплектованность штата», % | У1 = (Кзакрыт.вак. / Кобщ.вак.) х 100%, где Кзакрыт.вак. – количество закрытых вакансий в отчетном периоде, Кобщ.вак. – общее количество открытых вакансий на начало периода | Менее 90% | 95% и более | 100% | Отчеты по подбору / CRM HR |
| 2 | У2 «Текучесть кадров», % | У2 = (Кувол.по соб. / ССЧ) х 100%, где Кувол.по соб. – количество уволившихся по собственному желанию за период, ССЧ – среднесписочная численность | Более 15% | 10% | Менее 5% | Данные отдела кадров |
| 3 | У3 «Своевременность закрытия вакансий», % | У3 = (Квып.срок / Кобщ.заявок) х 100%, где Квып.срок – вакансии, закрытые в установленный срок (до 30 дней), Кобщ.заявок – всего заявок на подбор | Менее 80% | 90% | 100% | Журнал заявок на подбор |
| 4 | У4 «Выполнение плана обучения», % | У4 = (Кпровед.обуч / Кплан.обуч) х 100%, где Кпровед.обуч – количество проведенных обучений (часов или мероприятий), Кплан.обуч – плановое количество | Менее 85% | 95% | 100% | План обучения, акты выполненных работ |
| 5 | У5 «Своевременность оформления кадровых документов», % | У5 = (Кдок.в срок / Кдок.всего) х 100%, где Кдок.в срок – кадровые документы (приказы, трудовые договоры и пр.), оформленные в регламентированный срок (3 дня), Кдок.всего – общее количество | Менее 95% | 99% | 100% | Система кадрового делопроизводства |
6.3. Входы процесса
| № п/п | Наименование | Поставщик |
|---|---|---|
| 1 | Заявка на подбор персонала | Руководитель подразделения |
| 2 | План обучения и развития | Руководители подразделений, стратегическая сессия |
| 3 | Кадровые документы (заявления, приказы) | Сотрудники, руководители |
6.4. Выходы процесса
| № п/п | Наименование | Потребитель |
|---|---|---|
| 1 | Принятый на работу сотрудник | Подразделение-заявитель |
| 2 | Проведенное обучение | Сотрудники |
| 3 | Оформленные кадровые документы | Сотрудники, бухгалтерия, фонды |
| 4 | Отчеты по персоналу (текучесть, укомплектованность) | Генеральный директор, руководство |
6.5. Ресурсы
| № п/п | Наименование ресурса | Предъявляемые требования | Поставщик |
|---|---|---|---|
| 1 | Информационная среда (HR CRM, 1С ЗУП) | Достоверность, своевременность ввода данных | Отдел цифровизации, участники процесса |
| 2 | Финансы | Бюджет на подбор, обучение, мотивацию | Администрация / Бухгалтерия |
| 3 | Инфраструктура | Рабочие места, учебные классы, доступ к платформам | Административно-хозяйственный отдел |
| 4 | Персонал (кадровые специалисты) | Квалификация по ТД, этика | Отдел кадров (сам процесс) |
| 5 | Оборудование | ПК, ПО, веб-камеры для онлайн-обучения | Администрация, отдел цифровизации |
6.6. Необходимая информация
| № п/п | Наименование информации | Предъявляемые требования | Поставщик |
|---|---|---|---|
| 1 | Профиль вакансии: требования, условия, срок закрытия | Полнота, четкость | Руководитель подразделения |
| 2 | График отпусков, заявления сотрудников | Своевременность предоставления | Сотрудники |
| 3 | Потребности в обучении | Привязка к бизнес-целям | Руководители |
6.7. Блок-схема процесса КП 2.6
(Приводится схематично, аналогично предоставленным документам: этапы – получение заявки, поиск, отбор, оформление, адаптация, обучение, оценка, увольнение и т.д.) (сделать)
7. ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ
| № п/п | Наименование | Форма | Хранение | Примечания |
|---|---|---|---|---|
| Место | Ответственный | |||
| 1 | Отчет о функционировании процесса | Приложение 1 | Ведущий менеджер по персоналу | Ведущий менеджер по персоналу |
| 2 | Отчет по мониторингу процесса | Приложение 2 | Ведущий менеджер по персоналу | Ведущий менеджер по персоналу |
| 3 | Лист мониторинга | Приложение 3 | Ведущий менеджер по персоналу | Ведущий менеджер по персоналу |
8. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОМ
Управление данным документом производится согласно требованиям, установленным в СТО 02-21 «Управление документами СМК».
Приложение 1 Форма отчета о функционировании процесса «Управление персоналом» (годовой)
| № п/п | Обозначение критерия | Наименование критерия | Уровни показателя | Фактический показатель критерия | Оценка критерия |
|---|---|---|---|---|---|
| Нижний | Целевой | Верхний | |||
| 1 | У1год | Укомплектованность штата | <90% | ≥95% | 100% |
| 2 | У2год | Текучесть кадров | >15% | 10% | <5% |
| 3 | У3год | Своевременность закрытия вакансий | <80% | 90% | 100% |
| 4 | У4год | Выполнение плана обучения | <85% | 95% | 100% |
| 5 | У5год | Своевременность оформления кадровых документов | <95% | 99% | 100% |
Выводы: <указывается результативность процесса, необходимая коррекция> Рекомендации по улучшению: …
Исполнитель процесса: Ведущий менеджер по персоналу Т.А. Архипова «___»__________20__г.
Приложение 2
Форма отчета по мониторингу процесса (ежемесячный)
Аналогично Приложению 2 из КП 2.4, с теми же показателями и дополнительной колонкой «Решение по мониторингу».
Приложение 3
Форма Лист мониторинга (пример для показателя У3)
Лист мониторинга процесса «Управление персоналом» по показателю
У3 «Своевременность закрытия вакансий» за месяц 20__г.
| № | № заявки | Должность | Подразделение | Плановая дата закрытия | Фактическая дата закрытия | Своевременно (План 1/0) | Факт 1/0 | Причина срыва |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | ||||||
| … | 0 | 0 | ||||||
| Итого | Итого план | Итого факт | ||||||
| У3 = | (факт / план) × 100% |
Аналогично строятся листы по У1, У2, У4, У5.
Документ 2. Риски по процессу «Управление персоналом» на 2025 год
| Описание риска | Последствия риска | Стратегия реагирования | Предупреждение наступления риска | Статус риска (наступил/не наступил) |
|---|---|---|---|---|
| Антирисковые мероприятия | Ответственные исполнители | |||
| ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ | ||||
| Дефицит квалифицированных кадров на рынке | – Срыв сроков проектов из-за незакрытых вакансий – Перегрузка существующих сотрудников, выгорание – Рост затрат на подбор (дорогие каналы) | Снижение риска | 1. Развитие внутреннего кадрового резерва. 2. Сотрудничество с профильными вузами/колледжами. 3. Гибкие условия работы (удаленка, гибрид). 4. Реферальная программа. | Ведущий менеджер по персоналу Т.А. Архипова |
| Высокая текучесть ключевых сотрудников | – Потеря компетенций и знаний – Снижение производительности – Затраты на поиск и адаптацию новичков | Снижение риска | 1. Регулярные опросы вовлеченности (eNPS). 2. Система адаптации и наставничества. 3. Конкурентная система мотивации. 4. Прозрачный карьерный трек. | Ведущий менеджер по персоналу, руководители подразделений |
| Несвоевременное закрытие вакансий (более 30 дней) | – Простои производственных ролей – Срыв сроков поставок и проектов – Штрафы перед заказчиками | Принятие риска (с контролем) | 1. Автоматизация отбора (ATS-система). 2. Страховой пул внешних рекрутеров. 3. Приоритизация срочных вакансий еженедельно. | Ведущий менеджер по персоналу |
| Невыполнение плана обучения / низкая эффективность обучения | – Отставание компетенций от требований рынка – Ошибки в работе, некачественная продукция – Риски безопасности (если применимо) | Снижение риска | 1. Оценка потребностей в обучении перед планированием. 2. Пост-тренинговое тестирование и КПЭ. 3. Внутренние тренеры из числа экспертов. | Ведущий менеджер по персоналу, руководители подразделений |
| Нарушение трудового законодательства (ошибки в кадровых документах) | – Штрафы от трудовой инспекции (до 100 тыс. руб.) – Судебные иски сотрудников – Репутационные потери | Уклонение от риска | 1. Регулярный аудит кадрового делопроизводства (ежеквартально). 2. Использование 1С ЗУП с контролем сроков. 3. Повышение квалификации кадровиков (курсы по ТК РФ). | Ведущий менеджер по персоналу |
Составил: Ведущий менеджер по персоналу _____________ Т.А. Архипова «26» февраля 2025 г.
Документ 3. Цели по процессу «Управление персоналом» в области качества на 2025 год
| № | Наименование цели | Показатель / Критерий | Плановое значение | Ответственный | Срок | Ресурсы |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Обеспечить укомплектованность штата на уровне не ниже 95% | У1 – доля закрытых вакансий | ≥ 95% | Ведущий менеджер по персоналу | ежемесячно, итог 31.12.2025 | Бюджет на подбор, каналы поиска |
| 2 | Снизить текучесть кадров до 10% в год | У2 – коэффициент текучести (добровольные увольнения) | ≤ 10% | Ведущий менеджер по персоналу | 31.12.2025 | Система мотивации, опросы |
| 3 | Сократить средний срок закрытия вакансии до 25 дней | У3 – своевременность закрытия (доля вакансий, закрытых ≤30 дней) | 90% вакансий закрывать за ≤30 дней | Ведущий менеджер по персоналу | 31.12.2025 | ATS, реферальная программа |
| 4 | Выполнить годовой план обучения на 95% | У4 – выполнение плана обучения | 95% | Ведущий менеджер по персоналу | 31.12.2025 | Бюджет обучения, LMS |
| 5 | Обеспечить 100% своевременность оформления кадровых документов (приказы, договоры) | У5 – доля документов, оформленных в регламентированный срок (3 дня) | 100% | Ведущий менеджер по персоналу | ежемесячно | 1С ЗУП, внутренний контроль |
| 6 | Внедрить систему адаптации для новых сотрудников (100% прохождение) | Доля новых сотрудников, прошедших программу адаптации (испытательный срок) | 100% | Ведущий менеджер по персоналу | 30.06.2025 | Программа адаптации, наставники |
Согласовано: Генеральный директор ООО «АйТек» ________________ Виноградов К.П. «___» ___________ 2025 г.
Разработал: Ведущий менеджер по персоналу _____________ Т.А. Архипова «26» февраля 2025 г.
Все документы оформлены в едином стиле с вашими исходными КП 2.4 и 2.5, содержат необходимые разделы, показатели и ответственных. При необходимости номера КП, даты и блок-схему можно доработать под реальные регламенты организации.