4_Формирование заказов поставщикам по потребностям_Айтек_v.1.0

Содержание

Проверка и согласование документа 3

Глоссарий 4

1. Назначение документа 5

2. Реализация бизнес-процесса «Формирование заказов поставщикам по потребностям» в системе 1С:ERP 6

2.1. Источники формирования потребности и склады обеспечения потребности 6

2.2. АРМ «Формирование заказов по потребностям» 6

2.3. Создание заказа поставщику посредством АРМ 7

Проверка и согласование документа

Версии

Глоссарий

Назначение документа

Документ является инструкцией пользователя по функциональной области «Формирование заказов поставщику по потребностям» в системе 1С:ERP.

В настоящем документ описывается процесс формирование заказов поставщикам по потребностям из специализированного рабочего места.

Документ предназначен для менеджеров по закупкам.

Реализация бизнес-процесса «Формирование заказов поставщикам по потребностям» в системе 1С:ERP

Источники формирования потребности и склады обеспечения потребности

Потребность в товарах, обеспечивая посредством закупки, формируется на складах:

• «Склад Комплектующих и материалов г. Подольск»;
• «Склад Комплектующих и материалов г. Кострома»;
• «ТМЦ г. Кострома»
• «ТМЦ г. Подольск».

Источниками формирования потребности к закупке выступают следующие документы:

• документ «Заказ на производство» (материалы для производства готовой продукции);
• документ «Заказ клиента» (товары для перепродажи);
• документ «Заказ на внутреннее потребление» (материалы для хозяйственных нужд предприятия);
• документ «Заказ на сборку» (комплектующие для выполнения сборки);
• документ «Заказ на перемещение» (расходники).

Строки товарной части данных документов, по которым действие обеспечения установлено «К обеспечению» и по которым нет остатка в достаточном количестве, создают потребность на складе, который указан в данных документах (складе отгрузки). Далее данная потребность передается на склады ТМЦ или склады комплектующих и материалов в соответствии с заданными для товаров схемами и способами обеспечения[1].

Помимо этого, для расходных материалов и комплектующих настроены правила поддержания запасов на складах (мин-макс), а потому при достижении минимального уровня остатков система автоматически сформирует потребность к закупке по этим товарам.

АРМ «Формирование заказов по потребностям»

АРМ «Формирование заказов по потребности» предназначен для автоматизированного формирования заказов поставщикам по потребностям. Данный АРМ используется для сбора зарегистрированной в системе потребности, анализа текущих остатков на складах, учета уже созданных заказов на поставку и формирования новых заказов поставщикам.

АРМ «Формирование заказов по потребности» представляет собой пошаговый помощник для анализа потребностей к закупке на всех складах и формирования заказов поставщикам. Работа в АРМ заключается в последовательном выполнении следующих шагов:

• Шаг 1 и 2 – подготовительные этапы, на которых происходит отбор номенклатуры и настройка способов обеспечения.
• Шаги 3 и 4 – расчет потребностей и определение источников и количества номенклатуры для заказа.
• Шаг 5 – объединение данных о потребностях, отобранных на шагах 3 и 4, и группировка этих данных в заказы поставщикам.
• Шаг 6 – формирование заказов поставщикам с возможностью их открытия и последующего редактирования в ручном режиме.

При расчете рекомендуемого количества товаров для заказа система учитывает текущие остатки на складах, выполняем заказы на закупку, а также установленные параметры для подержания оптимальных запасов.

Создание заказа поставщику посредством АРМ

Для того, чтобы собрать итоговую потребность к закупке и сформировать заказы поставщикам с помощью АРМ «Формирование заказов по потребностям» необходимо выполнить следующие действия:

1. ![img]Перейти в подсистему «Закупки» и в группе «Закупки» открыть список документов «Заказы поставщикам» (Рисунок 1).

Рисунок 1. Расположение документов «Заказы поставщикам» в подсистеме «Закупки»

1. ![img]Нажать на кнопку «Создать» и выбрать пункт «По потребности»(Рисунок 2).

Рисунок 2. Кнопка «Создать» –> «По потребности»

По нажатию на команду «По потребности» выполняется автоматическое открытие АРМ «Формирование заказов по потребности. Далее необходимо пошагово выполнить следующее.

1. «Шаг 1. Отбор потребностей» – установка отборов потребностей для закупки.

На первом шаге необходимо установить параметры для отбора потребностей к обеспечению. Для этого нужно нажать на команду «Произвольные отборы» и установить требующиеся отборы (Рисунок 3):

• по заказу на производство: в поле «Заказ» нажать на троеточие, выбрать значение «Заказ на производство» и в открывшемся списке производственных заказов выбрать нужный;
• по назначению: в поле «Назначение» ввести полное наименование назначения или ввести артикул готовой продукции, после чего выбрать автоматически подобранное назначение;
• по снабженцу, закрепленному за проектом/ заказом клиента: в поле «Заказ.Снабженец» ввести менеджера по закупкам (указать имя пользователя) или выбрать его из справочника по команде «Показать все»;
• по бренду: в поле «Номенклатура.Марка (бренд)» ввести значение бренда или выбрать его из справочника по команде «Показать все»;
• по группе номенклатуры: в поле «Номенклатура.Группа» ввести значение группы или выбрать её из справочника по команде «Показать все»;
• ![img]по виду номенклатуры: в поле «Номенклатура.Вид номенклатуры» ввести значение вида или выбрать его из справочника по команде «Показать все».

Рисунок 3. Открытие произвольных отборов и их настройка

ВАЖНО! Чтобы отборы применялись, напротив них должна стоять «галочка» (она устанавливается автоматически при вводе условия отбора). При этом, если было принято решение об отказе от использования определенного отбора, необходимо вручную убрать «галочку». Отбор «Тип обеспечения» устанавливается автоматически и равняется значению «Покупка», поскольку потребности будут обеспечены за счет закупки.

1. «Шаг 2. Настройка способов обеспечения» – выбор способов обеспечения потребности по отбору

На втором шаге помощник отображает список способов обеспечения для номенклатуры, отобранной на предыдущем шаге, по которой есть потребность. Необходимо выбрать те способы обеспечения, которые будут использованы для формирования последующих заказов поставщикам. На данный момент для покупки настроен только один способ обеспечения «Покупка у поставщика 0/0/0», поэтому он автоматически определится как выбранный.

Необходимо нажать команду «Далее» (Рисунок 4). ![img]

Рисунок 4. Автоматически отобранный способ обеспечения на Шаге 2 и переход на следующий шаг по кнопке «Далее»

1. «Шаг 3. Поддержание запасов» – обеспечение товаров для поддержания запаса на складах.

На третьем шаге отображается информация о товарах, остатки которых требуется поддержать на уровне, необходимом для полного обеспечения потребностей:

• «К заказу» – автоматически рассчитанное количество товаров к заказу с учетом настроенной схемы поддержания складских остатков (равняется максимальному требующемуся уровню запасов);
• «Остаток» – количество в наличии; красный круг ![img] означает критический уровень запасов (остаток меньше минимального уровня запасов);
• «Заказы к поступлению» – количество по ожидаемым поступлениям без назначения (например, по заказам поставщикам в статусах «Согласован», «Подтвержден»); оранжевый круг ![img] означает, что заказанное количество товаров с учетом текущего остатка на складе за вычетом минимального запаса превышает уровень максимального запаса, а потому рекомендуется уменьшить количество в заказах к поступлению.

ВАЖНО! Шаг 3 может быть автоматически пропущен, если отсутствуют потребности в материалах для поддержания остатка на складах с учетом отборов, установленных на Шаге 1.

На Шаге 3 нужно проверить автоматически рассчитанное количество к заказу, скорректировать его при необходимости и нажать кнопку «Далее» (Рисунок 5).![img]

Рисунок 5. Шаг 3 АРМ «Формирование заказов по потребностям»

1. «Шаг 4. Обеспечение заказов к отгрузке» – выбор потребностей к заказу.

![img]На четвертом шаге помощник отображает потребности по заказам в статусах «К обеспечению» и «К выполнению», в строках товарной части которых указан вариант обеспечения «К обеспечению». Помощник рассчитывает необходимое количество товаров, которое следует заказать. При расчете учитываются свободные остатки товаров на складе и уже созданные заказы поставщику на эти товары (Рисунок 6):

Рисунок 6. Рассчитанные при переходе на Шаг 4 потребности к обеспечению с учетом отбором на Шаге 1 и Шаге 2

• «Требуется» – количество, которое требуется обеспечить по соответствующей номенклатуре и назначению;
• «Свободный остаток» – количество свободного остатка по номенклатуре на складах;
• «Заказы к поступлению» – количество свободных товаров в пути (номенклатура в заказе поставщику без обособления);а
• «Дата отгрузки» – дата, на которую необходимо обеспечить потребность по заказу на складе отгрузки[2];
• «К заказу» – автоматически рассчитанное количество товара, которое требуется закупить для полного обеспечения потребностей по назначению с учетом свободного остатка и созданных ранее заказов поставщикам (рассчитывается по формуле: «К заказу» = «Требуется» – «Обеспечено»);

ВАЖНО! Редактирование количества («К заказу») для обособленной потребности недоступно.

• «Вид цены» – вид цены (прайс-лист) производителя, по которому рассчитывалась плановая стоимость в калькуляции проекта;
• «Тариф калькуляция» – базовая цена номенклатуры, которая использовалась для расчета стоимости в калькуляции проекта;
• «Коэффициент» – коэффициент регулярной скидки, который использовался для расчета стоимости в калькуляции проекта (с учетом дополнительной скидки, если она учитывалась при расчете стоимости в калькуляции проекта);
• «Тариф» – текущая зарегистрированная цена из прайс-листа производителя;
• «Цена закупки» – актуальная цена по прайс-листу с учетом всех скидок («Цена закупки» = «Тариф» * «Коэффициент»);
• «Отклонение тарифа» – предупреждение о соответствии/ несоответствии цены в колонках «Тариф калькуляция» (плановая цена, которая использовалась при калькуляции проекта) и «Тариф» (текущая зарегистрированная цена из прайс-листа производителя);
• «Источник обеспечения» – поставщик, у которого будет выполняться закупка (по умолчанию указывается поставщик, у которого была произведена покупка данной номенклатуры в последний раз);
• «Дата поставки» – плановая дата поставки, будет использоваться как плановая дата отгрузки в заказе поставщику;
• «Упаковка» – значение упаковки, если закупка выполняется с использованием неё;
• «Склад» – склад, на который должен поступить заказываемый товар;
• «Обеспечено» – уже обеспеченное количество потребности.

Если на Шаге 4 строка с потребностью выделена темно-желтым цветом, то это означает, что заказ, под который необходимо обеспечить потребность, имеет высокий (не средний, обычный) приоритет (Рисунок 7).![img]

Рисунок 7. Пример автоматически выделенной потребности по заказу с высоким приоритетом

На Шаге 4 необходимо последовательно выполнить следующие действия:

1. Проверить, есть ли по строке с потребностью «К заказу» значение в колонке «Свободный остаток» (Рисунок 8). Если свободный остаток есть, то выполнить зарезервировать его под назначение. Для этого перейти в подсистему «Склад и доставка» и сформировать документ «Корректировка назначения товаров» с действием «Резервирование» по соответствующему назначению, номенклатуре и количеству (подробнее процесс резервирования со свободного остатка описан в ![img]инструкции «Резервирование под назначение и снятие резервов»).

Рисунок 8. Сравнение значения «Свободного остатка» и количества «К заказу». В примере необходимо до формирования заказу поставщику выполнить резервирование свободного остатка по номенклатуре «Зажим петли J2HGE.04» на 50 шт и только после сформировать заказ поставщику на оставшиеся 401 шт

ВАЖНО! Материалы, получаемые от заказчика (давальца), запрещается обеспечивать за счет свободного остатка, даже если на форме Шага 4 по ним будет отображаться количество в колонке «Свободный остаток». Обеспечение потребностей в таких материалов осуществляется путем приемки материалов напрямую от заказчика под конкретный заказ на производство или путем переноса остатка обособленных материалов, которые были получены ранее под другой заказ на производство, но в рамках одного заказа клиента (процесс «Корректировка назначения», описан в инструкции «Резервирование под назначение и снятие резервов»).

1. После резервирования необходимо вернуться на Шаг 4 и проверить, что значение «К заказу» уменьшилось с учетом сформированного резерва. Если значение «К заказу» не уменьшилось, необходимо вернуться в левой нижней части формы Шага 4 нажать на кнопку «Назад» и затем вновь перейти на Шаг 4 по кнопке «Вперед», тем самым принудительно запустив обновление данных по обеспечению потребностей.
2. Проверить, есть ли по строке с потребностью «К заказу» значение в колонке «Заказы к поступлению». Если да, то есть если ожидаются к поступлению товары на свободный остаток, то необходимо выполнить их обособление. Для этого выбрать товары «К заказу» (установиться «галочку») в строках, где есть количество в колонке «Заказ к поступлению» и нажать кнопку «Резервирование заказов к поступлению» (Рисунок 9).

ВАЖНО! Материалы, получаемые от заказчика (давальца), запрещается обеспечивать за счет закупаемых без назначения товаров, даже если на форме Шага 4 по ним будет отображаться количество в колонке «Заказы к поступлению».

![img]По команде «Резервирование заказов к поступлению» выполняется автоматическое определение назначения в товарах, которые были указаны в заказах поставщикам без назначения. По завершении автоматического резервирования полностью обеспеченные потребности исчезнут с Шага 4. Если же значение «К заказу» было больше, чем «Заказы к поступлению», то после резервирования будет автоматически пересчитано значение «К заказу» с учетом уже обеспечиваемых потребностей.

Рисунок 9. Выполнение резервирования товаров в пути по кнопке «Резервирование заказов к поступлению»

1. Только после того, как было выполнено обеспечение потребностей за счет свободного остатка на складе и/ или за счет заказов к поступлению, можно приступать к формированию новых заказов поставщикам. Для этого необходимо проверить автоматически отмеченные флажками («галочкам») строки потребности в поле «К заказу», требующие обеспечения, и заполнить поставщика (источник обеспечения) (Рисунок 10). ![img]

Рисунок 10. Определение поставщика в поле «Источник обеспечения»

ВАЖНО! Для материалов заказчика (давальческих материалов) в качестве поставщика необходимо указать клиента (давальца)[3], от которого будут получены материалы.

Чтобы заполнить поставщика одновременно по нескольким строкам, необходимо выделить эти строки (с помощью клавиши Ctrl и её комбинаций), нажать кнопку «Заполнить» и выбрать «Заполнить поставщика» (Рисунок 11) – откроется форма «Выбор поставщика», где необходимо определить поставщика[4] и нажать кнопку «Выбрать» для его переноса в ![img]поле «Источник обеспечения» в выбранных строках.

Рисунок 11. Групповое заполнение поставщика в выделенных строках

Аналогично можно скорректировать «Дату поставки».

![img]Для проверки отмеченных к заказу потребностей необходимо установить признак «Только отмеченные» в верхней части формы Шага 4 – на форме останутся только те потребности, которые были выбраны к заказу (Рисунок 12).

Рисунок 12. Установленный признак «Только отмеченные»

После внесения всех данных необходимо нажать кнопку «Далее» для перехода на следующий шаг (Рисунок 13).

1. ![img]«Шаг 5. Предварительный просмотр и редактирование заказов» –предварительный просмотр и редактирование данных по будущим заказам поставщикам

Рисунок 13. Кнопка «Далее» для перехода на Шаг 5

![img]На пятом шаге помощник отображает все потребности, отобранные на предыдущих шагах (в том числе потребности для поддержания запасов на складах) и сгруппированные в виде дерева с двумя уровнями[5]. На первом уровне виден будущий заказ, а на втором – его содержание в разрезе номенклатуры, которую требуется обеспечить (Рисунок 14).

Рисунок 14. Предварительная группировка номенклатур по заказам поставщикам

Необходимо проверить поставщика, указанного в поле «Источник обеспечения», и при необходимости скорректировать его.

В поле «Соглашение» необходимо указать соглашение об условиях закупок. Для этого нажать на поле «Соглашения» в строке на уровне заказа (первый уровень), перейти по гиперссылке «Показать все» и выбрать соглашение (Рисунок 15).![img]

Рисунок 15. Заполнение поля «Соглашение» путем открытия списка всех соглашений с поставщиком по гиперссылке «Показать все»

ВАЖНО! Если выполняется закупка у резидента РФ, то в соглашении должна быть указана операция «Закупка у поставщика». Если импортная закупка – операция «Импорт». Если же выполняется прием материалов заказчика – операция «Прием на хранение с правом продажи» (Подробнее про работу с соглашениями см. в инструкции «Управление договорами и соглашениями закупки») (Рисунок 16).![img]

Рисунок 16. Определение хозяйственной операции в соглашении с поставщиком

1. ![img]После завершения проверки и редактирования данных необходимо нажать на кнопку «Сформировать заказы» (Рисунок 17).

Рисунок 17. Кнопка «Сформировать заказы»

1. «Шаг 6. Уточнение сформированных заказов» – проверка сформированных заказов поставщику.

![img]На шестом шаге отображается список созданных документов «Заказ поставщику» (Рисунок 18).

Рисунок 18. Созданные заказы поставщика на Шаге 6

Помимо этого, если в созданном документе «Заказ поставщику» не были автоматически заполнены обязательные поля, то при переходе на Шаг 6 появятся соответствующие уведомления. К примеру, если для поставщика зарегистрировано несколько договоров, то договор автоматически не будет заполнен и его потребуется выбирать вручную в созданном заказе поставщику.

Особенности: в автоматически созданном заказе поставщику указана одна плановая дата отгрузки товаров, единая для всех товаров и равная дате отгрузки, что была указана в поле «Дата поставки» на Шаге 4 в АРМ. Для указания индивидуальной даты отгрузки по каждой позиции заказа необходимо открыть заказ поставщику, перейти на вкладку «Товары», убрать признак «Отгрузка одной датой» и скорректировать дату в появившейся колонке «Дата отгрузки» (Рисунок 19).

![img]ВАЖНО! В созданном заказе поставщика на вкладке «Основное» определена хозяйственная операция (Рисунок 20), равная операции в выбранном на Шаге 5 соглашении. Именно значение хозяйственной операции в заказе поставщику определяет дальнейший процесс закупки/ приема материалов от заказчика (возможность формирования определенных документов).

Рисунок 19. Снятие признака «Отгрузка одной датой» и построчное определение даты отгрузки

![img]Далее необходимо выполнить заполнение основных реквизитов, которые не были заполнены автоматически в созданных заказах поставщикам. Процесс заполнения реквизитов заказов поставщикам, а также последующей работы с созданными документами описан в инструкции «Управление заказами поставщикам».

Рисунок 20. Значение хозяйственной операции в заказе поставщику

![img]Для завершения работы с помощником необходимо нажать кнопку «Закрыть» (Рисунок 21).

Рисунок 21. Закрытие рабочего места «Формирование заказов по потребностям»

Таким образом выполняется создание заказов поставщикам по потребностям с использованием специализированного рабочего места.

1. Подробное описание схем и способов обеспечения приведено в инструкции «Ведение НСИ по Закупкам». ↑
2. Склад отгрузки – это склад, на котором зафиксирована изначальная потребность в товарах. Склад отгрузки и склад, на который будет выполняться закупка товаров, могут различаться, например, если склад отгрузки – это кладовая производства, а закупка производится на склад комплектующих и материалов, откуда товары будут перемещены в производство и затем в кладовую. ↑
3. Если в списке выбора поставщиков в поле «Источник обеспечения» отсутствует необходимый клиент-давалец, значит, в его карточке (элемент справочника «Партнеры») не установлен признак «Поставщик» – необходимо включить эту настройку, иначе он будет недоступен для выбора. ↑
4. Для ускорения поиска в списке необходимого поставщика можно использовать комбинацию клавиш «Ctrl + F». В открывшемся окне сперва указать «По части строки», ввести значение для поиска и затем нажать кнопку «Найти». ↑
5. Потребности объединяются в один заказ, если у них равны значения в поле «Склад», «Источник обеспечения» и «Соглашение», то есть если будут закуплены у одного поставщика по одинаковым условиям и одинаковый склад. Иначе (при расхождении хотя бы под одному из перечисленных критериев) потребности разделяются на отдельные заказы. ↑