Skip to main content

Регламент рабочего пространства Zulip — стартовая архитектура каналов

Реквизит Значение
Наименование Регламент структуры каналов и тем корпоративного мессенджера (Zulip)
Код документа РГ-СМК-Zulip-01
Версия / статус 0.2 / проект
Владелец процесса Руководитель отдела менеджмента качества (СМК)
Разработка LeanTech (партнёр по внедрению) совместно с СМК
Утверждает Генеральный директор
Дата введения ___

1. Назначение и область применения

Регламент устанавливает единые правила построения каналов и тем в Zulip, чтобы рабочая коммуникация была структурирована вокруг потока создания ценности и сущностей знания (контрагент, объект, проект), пригодна для поиска и индексации (Onyx) и управляема как документированная информация СМК.

Применяется ко всем подразделениям ООО «АйТек» (площадки Подольск и Кострома), подключаемым к Zulip, на всех фазах ввода.

2. Словарь (термины)

Словарь — опорный документ: единая лексика, на которую ссылаются стандарт, приложения, темы Zulip и индексация Onyx. Канонически ведётся как страница базы знаний (KB); ниже — рабочая выжимка.

  • Канал (stream) — устойчивая единица: кто участвует и кто видит; граница доступа и индексации.
  • Тема (topic) — единица работы/знания внутри канала; единица поиска в Onyx.
  • Проект — заказ клиента: поставка НКУ/РУСН на конкретный объект со своим жизненным циклом.
  • Объект — площадка/сооружение, для которого изготавливается оборудование (ПС, завод, ЖК, цех).
  • Контрагент — заказчик, генподрядчик, проектировщик, поставщик, субподрядчик.
  • Инициатива — внутреннее изменение/улучшение (цифровизация, интеграция, изменения СМК). Не путать с проектом-заказом.
  • KB (knowledge base) / корпоративная база знаний — канонический слой документированного знания: регламенты, стандарты, методики. Четыре раздела (контура): СМК/ISO 9001, инженерный, производственный, коммерческий. Источник истины по документам.
  • BookStack — вики-платформа, на которой ведётся KB (полки → книги → главы → страницы; версии, поиск).
  • GRACE — собственное приложение АйТека (разрабатывается отделом цифровизации АйТека); стыковка со смежными системами — на стороне LeanTech.
  • ERP — внедряемая система управления ресурсами; текущая внутренняя инициатива и целевой носитель сущностной модели.
  • Onyx — слой RAG-поиска поверх трёх источников: Zulip (обсуждение), KB/BookStack (канон), CRM/ERP (сущности).
  • Шлюз (G0…G8) — контрольная точка перехода проекта между стадиями.

3. Стартовая архитектура (фаза 1)

СТАРТОВЫЙ КОНТУР — 5 каналов

 #общее       анонсы · правила пространства · руководство     ◄ Администрация
 #проекты     СКВОЗНОЙ объект потока: тема = заказ             ◄ ведёт Продажи →
              Проект: <объект>/<№> · карточка · шлюзы G0…G8      по стадиям; метод. — СМК
 #продажи     стадия «заказ»: лид → КП → договор + расчёт      ◄ Управление продаж
 #качество    контроль (ОТК) + система менеджмента (СМК) ▣     ◄ Отдел менеджмента качества
 #развитие    инициативы: цифровизация · интеграция · СМК      ◄ LeanTech + СМК

Разворачивается фазой 2 (стадии потока):
 #проектирование → #снабжение → #производство → #отгрузка → #сервис

Принцип: каналы кладутся на стадии потока и на сквозной объект (проект), а не на оргструктуру. Отделы — участники каналов, а не отдельные каналы. Площадка (Подольск / Кострома) — измерение темы (Площадка:), а не отдельная ветка каналов.

Описания каналов (в description):

  • #общее — объявления, правила пространства, общеорганизационные вопросы. Рабочие обсуждения — в профильных каналах.
  • #проекты — сквозные заказы. Одна тема = один проект: Проект: <объект> / <№>, первое сообщение — карточка (см. п. 4). Статус по шлюзам поддерживается в актуальном состоянии.
  • #продажи — операционная работа продаж и расчёт себестоимости НКУ: лиды, клиенты, сделки, КП. Изменения процессов — в #развитие; вопросы качества и рекламации — в #качество.
  • #качество — контроль (ОТК, лаборатория) и система менеджмента (СМК, ISO 9001): регламенты, аудиты, несоответствия, корректирующие действия, рекламации, анализ со стороны руководства.
  • #развитие — внутренние инициативы и изменения: цифровизация, интеграция систем, изменения СМК. Одна тема = одна инициатива (Инициатива: …). Текущие горящие: Инициатива: Внедрение ERP, Инициатива: Внедрение Zulip, Инициатива: Интеграция GRACE. Ведёт LeanTech (методология и интеграция) совместно с СМК; участники — команды-инициаторы, включая команду GRACE (отдел цифровизации АйТека) по своим инициативам.

4. Сквозной объект — проект

Тема проекта несёт контрагента и объект. Имя темы: Проект: <код объекта> / <№>. Первое сообщение — карточка:

Контрагент:  <заказчик> · <генподряд / проектировщик>
Объект:      <наименование, адрес>
Проект №:    <№>   ·   Договор: <№>
Состав:      <изделия: НКУ / РУСН / подстанции>
Срок:        <дата отгрузки>
Записи:      CRM/ERP ↔ <ссылка>   ·   KB ↔ <ссылка>
Статус:      <шлюз Gx — формулировка>

Шлюзы: G0 запрос → G1 расчёт+КП → G2 договор → G3 КД → G4 снабжение → G5 сборка → G6 ОТК/ПСИ ▣ → G7 отгрузка → G8 ПНР/сдача.

Разделение источников истины: сущности (контрагент/объект/проект) — в CRM/ERP (целевой носитель — внедряемый ERP, до запуска — текущий CRM); документы (регламенты, стандарты, КД) — в KB (BookStack). Zulip и Onyx ссылаются на обе системы. Канон живёт в KB, обсуждение — в Zulip.

5. Грамматика тем (закрытый список)

Префикс + стабильное имя. Синонимы не плодить. Тему не переиспользовать под новый предмет.

Префикс Канал Назначение
Проект: #проекты заказ (сквозная тема)
Инициатива: #развитие внутренняя инициатива / изменение
Клиент: / Сделка: #продажи контекст клиента / сделка
Регламент: / Аудит: #качество обсуждение документа СМК / аудит (канон документа — страница KB)
Несоответствие: / CAPA: #качество несоответствие / корректирующее действие
Анализ рук-ва: #качество анализ со стороны руководства
Решение: любой зафиксированное решение + обоснование (норма повышается до страницы KB)
Рекламация: #качество (ссылка из #продажи) претензия клиента + разбор

Правило канона: документ-источник истины (регламент, стандарт) живёт страницей в KB; в Zulip под префиксом Регламент: идёт его обсуждение и изменение, со ссылкой на страницу KB. Полная грамматика — приложение А.

6. Ответственность

Объект ответственности Роль
Регламент и словарь, контроль соблюдения Руководитель СМК (владелец процесса)
Администрирование Zulip, KB/BookStack, интеграция систем LeanTech (партнёр по внедрению)
#общее Администрация
#проекты (ведение, карточки, шлюзы) Управление продаж → ведущий отдел стадии; методология — СМК
#продажи Управление продаж
#качество + раздел СМК в KB Отдел менеджмента качества
#развитие LeanTech (методология) + СМК; участники — команды-инициаторы (вкл. команду GRACE)
Разработка приложения GRACE Отдел цифровизации АйТека
Решение об индексации источника в Onyx LeanTech + СМК

7. Индексация Onyx

  • Источники: Zulip (обсуждение), KB/BookStack (канон), CRM/ERP (сущности). Приоритет в ответах: KB — для «что является истиной», Zulip — для свежего статуса.
  • Канал/полка = граница индексации и доступа: коннектор индексирует то, что видит его токен.
  • Чувствительное (цены, переговоры, претензии с юр. риском; закрытые полки KB) защищается тем, что коннектор туда не подписан, либо отдельным document set с ограниченным доступом — не правами канала Zulip.
  • Решение «индексируется: да/нет» фиксируется при подключении источника.

8. Контроль соблюдения

Руководитель СМК ежемесячно проводит мини-аудит структуры. Контролируемые показатели:

Показатель Цель
Доля тем с префиксом из закрытого списка ≥ 95%
Доля активных проектов с заполненной карточкой (контрагент + объект + статус) 100%
Доля проектов с актуальным статусом шлюза (обновлён ≤ 7 дней) ≥ 90%
Дублирование обсуждения одного заказа в разных каналах 0
Канон-документы только в KB (не в виде «вечных» тем Zulip) да

По выявленным отклонениям оформляется Несоответствие: и CAPA: в #качество — регламент управляется теми же механизмами, что и прочая документация СМК.

9. Порядок ввода

  • Фаза 1 (старт): 5 каналов (п. 3), словарь, грамматика тем, карточка проекта; KB (BookStack) с разделом СМК.
  • Фаза 2: стадии потока — #проектирование, #снабжение, #производство, #отгрузка, #сервис; наполнение остальных разделов KB.
  • Фаза 3: обеспечивающие — #финансы, #юристы, #hr-от, #ахо — по мере потребности.

10. Связанные документы

  • itech-zulip-ontology.md — приложение А: грамматика тем, правила, индексация Onyx.
  • itech-zulip-channels-valuestream.md — приложение Б: полная карта каналов по потоку создания ценности.
  • itech-zulip-project-entity-model.md — приложение В: сущностная модель и жизненный цикл проекта.

Единый язык во всём комплекте: Проект: = заказ (#проекты), Инициатива: = изменение (#развитие), #качество = контроль + СМК, KB (BookStack) = канон документов, CRM/ERP = сущности, Onyx = поиск поверх всех. Кодовые имена не используются.

11. Лист регистрации изменений

Версия Дата Изменение Автор
0.1 ___ Первая редакция (проект) ___
0.2 ___ Введён слой KB (BookStack), словарь как опорный раздел; убрано кодовое имя ___

No comments to display

Back to top