3_Формирование и управление заказами внутреннего потребления_АйТек_v.1.0

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ на базе типового программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2», функциональная подсистема «Управление закупками». Формирование и управление заказами внутреннего потребления Подготовлено для ООО «АйТек»

Содержание

Проверка и согласование документа 3

Глоссарий 4

1. Назначение документа 5

2. Реализация бизнес-процесса «Формирование и управление заказами внутреннего потребления» в системе 1С:ERP 6

2.1. Создание заказа на внутреннее потребление 6

2.2. Управление заказом на внутреннее потребление 8

Проверка и согласование документа

Версии

Версия	Автор (ФИО)	Описание изменения	Дата
1	Волосянникова М.Т.	Создание документа	20.04.2026

Глоссарий

Сокращения и определения
CRM	Информационная система организации
АРМ	Автоматизированное рабочее место
Подсистема	Раздел системы, объединяющий объекты и функции для решения определенной области задач
Поле	Элемент экранной формы объекта системы, в котором отображаются и вводятся определенные данные. Элементом может быть строка для ввода, ячейка таблицы, поле выбора из справочника и другие
Система, 1С:ERP	1С:ERP Управление предприятием 2
Объект системы	Единица данных в системе, по которой ведется учет и хранятся сведения. В 1С:ERP объектом может быть документ, справочник, задача и прочее.
Форма (экранная форма)	Окно/ вкладка (интерфейс), в котором пользователь работает с конкретным объектом (например, просматривает документ и изменяет его данные)

Назначение документа

Документ является инструкцией пользователя по функциональной области «Управление ценами поставщиков» в системе 1С:ERP.

В настоящем документ описываются следующие процессы:

• создание заказа на внутреннее потребление;
• управление заказом на внутренне потребление.

Документ предназначен для менеджеров по закупкам.

Реализация бизнес-процесса «Формирование и управление заказами внутреннего потребления» в системе 1С:ERP

Создание заказа на внутреннее потребление

Для регистрации потребности в материалах для внутренних нужд предприятия (для хозяйственного обеспечения) в системе 1С:ERP предусмотрены документы «Заказ на внутреннее потребление».

Данные документы расположены в подсистеме «Склад и доставка» в группе «Внутреннее товародвижение» (Рисунок 1).![img]

Рисунок 1. Расположение документов «Заказы на внутреннее потребление» в подсистеме «Склад и доставка»

Заказы на внутреннее потребление создаются менеджерами по закупами вручную по заявкам, согласованным в системе CRM.

Для создания нового заказа на внутреннее потребление необходимо открыть список документов «Заказы на внутреннее потребление» (подсистема «Склад и доставка» –> группа «Внутреннее товародвижение») и нажать кнопку «Создать» (Рисунок 2).![img]

Рисунок 2. Кнопка «Создать» на форме списка документов «Заказы на внутреннее потребление»

По кнопке «Создать» открывается форма создания нового заказа на внутреннее потребление, где необходимо заполнить следующую информацию:

1. На вкладке «Основное» (Рисунок 3):
   • «Подразделение» – выбрать подразделение, потребность которого регистрируется, из справочника «Структура предприятия»;
   • «Комментарий» – ввести номер заявки из CRM;
   • «Хоз. операция» – выбрать значение «Списание на расходы / активы»;
   • «Склад» – выбрать склад, на котором необходимо обеспечить потребность, из справочника «Склады и магазины».![img]

Рисунок 3. Создание заказа на внутреннее потребление. Заполнение вкладки «Основное»

1. На вкладке «Товары» по кнопке «Добавить» необходимо построчно заполнить информацию о номенклатуре, которую требуется обеспечить (Рисунок 4):
   • «Номенклатура» – выбрать номенклатуру (потребность) к обеспечению из справочника «Номенклатура»;
   • «Действие» – автоматически указывается значение «К обеспечению»;
   • «Обособлено» – поставить флаг («галочку»);
   • «Дата отгрузки» – ввести дату, на которую требуется обеспечить потребность на складе, выбранном на вкладке «Основное»;
   • «Серия» – не указывается;
   • «Ед. изм.» – единица измерения номенклатуры, заполняется автоматически (при необходимости изменить вручную);
   • «Количество» – ввести значение количества номенклатуры, которое требуется обеспечить;
   • «Статья списания» – выбрать статью для списания расходов;
   • ![img]«Аналитика» – выбрать аналитику для распределения расходов.

Рисунок 4. Создание заказа на внутреннее потребление. Заполнение вкладки «Товары»

1. ![img]На вкладке «Дополнительно» автоматически заполняется поле «Ответственный» и поле «Автор» значением пользователя, который создает заказ (Рисунок 5).

Рисунок 5. Создание заказа на внутреннее потребление. Заполнение вкладки «Дополнительно»

После заполнения документа «Заказ на внутреннее потребление» необходимо провести его в статусе «К выполнению» по команде «Провести» или «Провести и закрыть» (Рисунок 6).![img]

Рисунок 6. Проведение заполненного документа «Заказ на внутреннее потребление» в статусе «К выполнению»

При проведении документа «Заказ на внутреннее потребление» в статусе «К выполнению» выполняется автоматическая регистрация необходимости обеспечения потребностей, указанных на вкладке «Товары». При этом состояние обеспечения заказа устанавливается равным «Ожидается обеспечение» (Рисунок 7).![img]

Рисунок 7. Состояние обеспечения созданного заказа на внутреннее потребление

Таким образом выполняется создание заказов на внутреннее потребление.

Управление заказом на внутреннее потребление

Для отслеживания хода выполнения заказов на внутреннее потребление необходимо открыть список документов «Заказы на внутреннее потребление» (подсистема «Склад и доставка» –> группа «Внутреннее товародвижение») и проанализировать значение в столбце «Состояние» (Рисунок 8):![img]

Рисунок 8. Состояния выполнения заказов на внутреннее потребление

• «Ожидается обеспечение» – потребность еще не обеспечена, необходимо выполнить закупку или перемещение товаров на склад, указанный в заказе на вкладке «Основное»;
• «Готов к отгрузке» – потребность обеспечена на складе, указанном в заказе на вкладке «Основное», можно выполнить отгрузку (выдачу) товаров для внутренних нужд;
• «В процессе отгрузки» – товары в процессе отгрузки, необходимо оформить накладную на внутреннее потребление (документ «Внутреннее потребление» оформляется специалистом склада, если работа выполняется с малоценным товаром, или начальником подразделения, если выполняется передача ТМЦ в эксплуатацию)[1];
• «Готов к закрытию» – товары фактически списаны со склада, оформлены накладная и расходный ордер;
• «Закрыт» – товары выданы со склада для внутренних нужд, заказ на внутреннее потребление полностью выполнен.

Проконтролировать состояние выполнения заказа в разрезе номенклатурных позиций можно путем формирования отчета «Состояние выполнения». Для этого необходимо выбрать нужный заказ на внутреннее потребление в списке документов или открыть форму контрактного заказа, перейти по кнопке «Отчеты» и выбрать «Состояние выполнения» (Рисунок 9). ![img]

Рисунок 9. Открытие отчета «Состояние выполнения» из формы заказа на внутреннее потребление

![img]В отчете «Состояние выполнения» отображается информация о потребностях, заявленных к обеспечению, их состоянии, плановой дате отгрузки, количестве и единице измерения (Рисунок 10).

Рисунок 10. Отчет «Состояние обеспечения»

При изменении состояния выполнения заказа на внутреннее потребление информация в отчете изменяется: появляются данные о количестве товара, готового к отгрузке, и затем о фактически отгруженном количестве.

![img]Так, после выполнения закупки и поступления ТМЦ на склад заказ на внутреннее потребление отображается в статусе «Готов к отгрузке» и на вкладке «Товары» в строках с обеспеченной потребностью в поле «Доступно» выводится обеспеченное количество (Рисунок 11).

Рисунок 11. Заказ на внутреннее потребление с обеспеченными потребностями

Для передачи обеспеченной потребности в подразделение, откуда поступила заявка, необходимо в соответствующих строках установить действие «Отгрузить». Установка действия к отгрузке выполняется автоматически по расписанию (каждый день в 00:00). В результате в строках с обеспеченной потребностью отображается команда «Отгрузить», а состояние выполнения заказа меняется на значение «В процессе отгрузки» (Рисунок 12).![img]

Рисунок 12. Заказ на внутреннее потребление в состоянии «В процессе отгрузки»

В дальнейшем по заказам, для которых выполнено фактическое списание и отгрузка товаров со склада, система автоматически устанавливает состояние заказа «Готов к закрытию».

Заказы в состоянии «Готов к закрытию» могут быть закрыты, то есть завершены. Для этого по расписанию (каждый день в 00:00) система выполняется проверку состояний заказов на внутреннее потребление и автоматически устанавливает статус «Закрыт» для тех, которые находятся в состоянии «Готов к закрытию» (Рисунок 13).![img]

Рисунок 13. Автоматически закрытые заказы на внутреннее потребление

Заказы в статусе «Закрыт» считаются полностью выполненными.

Таким образом, осуществляется работа с заказами на внутреннее потребление.

1. Процесс передачи обеспеченной потребности в подразделение подробно описан в инструкции «Внутреннее потребление ТМЦ и малоценных товаров» (блок «Управление складом»). ↑